時間管理 – 相同的時間、最大的效率

時間管理的重要性

我目前就讀台科大資訊管理系,但同時也是一位blogger,也有經營自己的IG,並參加了三個社團和兼職二份工作,有那麼多身份的我深知時間管理的重要性,也成功的兼顧了所有事項。

要如何做好時間管理,其實是一種學問,每個人的時間都是有限的,那又要如何利用有限的時間發揮最大的效益呢?以下是關於我如何管理時間的分享

週記事本

利用週記事本,一週的重要事項一目瞭然

個人使用的是無印良品的週記事本,我選擇週記事本而不是月記事,是因為我有每天自我反省的習慣,我會把當天的心得感想寫在空白的地方,告訴自己之後需要更注意什麼事,或是寫一些鼓勵的話給自己。天天寫日記的好處其實不少,可以訓練你的文筆,在回想的過程,激發你頭腦的想像,讓你的腦袋更加靈活。

代辦事項清單

依照重要程度排序,利用有限的時間發會最大的效益

有時間限制、緊急重要的事項先解決

代辦事項清單的功用就是在你專心時,看一眼就可以快速了解你接下來應該做什麼事,不浪費你的專注時段,如果一件事情做完後再開始想下一步要做什麼就太浪費時間了,而且你的專注力也會被打斷,如果要回到最初的專注狀態可能又需要一段時間。

注意:越困難的事情排越前面,大家都想先把簡單的完成,但其實人類在一開始的時候集中力與精力都會是最好的,所以困難的任務可以排的比較前面,完成更有效率,出錯的機率也更低。

每日行事曆

每天有許多固定的時間,妥善利用行事曆做時間的安排

利用試算表做排程

除了固定要安排的時間,使用行事曆後你也可以發現,其實日常生活中也有許多你沒有發現的零碎時間,行事曆就可以讓你利用零碎時間去閱讀學習,而不會不知不覺中時間就不見了。

需要注意的事

彈性時間的預留

你永遠不會知道一天之中會發生什麼突發狀況,所以在排行程時,可以不用把事情排到全滿,大家可以發現我行事曆中都是以一小時為單位,但其實有些事情根本不用一小時,那彈性時間就可以拿來處理剛才未完成的事項,或是查看email之類的雜事。

適當的休閒也是很重要的

如果永遠都在工作是非常疲勞的,可以有適當的休閒,例如:我認為我拉大提琴時蠻放鬆的,我就有出去參加樂團,讓我可以在忙碌之後獲得音樂的薰陶。

不要廉價出賣你的注意力

許多人喜歡看電視節目或是手機社群網站,一不注意就是就是1-2個小時過去,但這些活動都只是為了消磨時間,而且在看完這些聲光效果強的節目後,想要靜下心來是一件不容易的事情,所以建議大家休息時盡量不要看電視或手機。

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